หน่วยที่  4
การวางแผนและจัดทำโครงการ

  ความหมายของโครงการ

  ประโยชน์ของโครงการ

ประโยชน์ของโครงการ/การวางแผนโครงการ จะมีประโยชน์ต่อการฝึกอบรมในด้านต่าง ๆ ดังนี้ คือ

1. แผนหรือโครงการจะช่วยในการพิจารณาทางเลือกที่ดีและเหมาะสมที่สุด
2. แผนช่วยให้สามารถดำเนินการฝึกอบรมได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัดให้คุ้มค่า
3. ช่วยให้ผู้บริหารมีเครื่องมือในการตัดสินใจ ดำเนินการ สั่งการ ควบคุมและกำกับการดำเนินการ ตลอดจนตรวจสอบผลการปฏิบัติงานด้วย ทำให้เกิดความมั่นใจในการบริหารแผนช่วยให้ความผิดพลาดในการทำงานน้อยลง
4. แผนช่วยลดการทำงานที่ซ้ำซ้อนกัน และการผลักภาระของงาน
5. แผนช่วยลดการไม่ประสานงานกันช่วยให้บุคลากรผู้เกี่ยวข้องร่วมมือกันทำงานอย่างมีระบบและเกิดประสิทธิผล
6. แผนช่วยควบคุมสภาพแวดล้อมในการทำงานให้เป็นไปตามที่ต้องการ

ลักษณะของโครงการฝึกอบรมที่ดี ควรจะมีองค์ประกอบดังนี้

บรรยายได้ถึงสภาพและความจำเป็นของสถานการณ์ที่ทำให้เกิดโครงการฝึกอบรมขึ้น โดยเป็นการระบุถึงปัญหาหรือความจำเป็นในการฝึกอบรม  

วัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและสามารถบรรลุสำเร็จได้ เป็นการชี้ชัดถึงสิ่งที่ต้องการให้เกิดขึ้นเมื่อเสร็จสิ้นการฝึกอบรม ซึ่งเป็นที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่าควรจะเป็นวัตถุประสงค์เชิงพฤติกรรมอันอำนวยประโยชน์แก่ผู้เข้ารับการฝึกอบรม และองค์กร/สังคม

รายงานกิจกรรมต่าง ๆ ที่เป็นไปได้ในการดำเนินงานเพื่อที่จะให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ ซึ่งกิจกรรมดังกล่าวจะต้องมีความยืดหยุ่นคือสามารถปรับให้เหมาะสมกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปได้

แนวทางและวิธีการประเมินผล โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้ทราบถึงความสำเร็จของการดำเนินการ

  ความสำคัญของโครงการ

1. แผนหรือโครงการจะช่วยในการพิจารณาทางเลือกที่ดีและเหมาะสมที่สุด
2. แผนช่วยให้สามารถดำเนินการฝึกอบรมได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัดให้คุ้มค่า
3. ช่วยให้ผู้บริหารมีเครื่องมือในการตัดสินใจ   ดำเนินการ  สั่งการ ควบคุมและกำกับการดำเนินการ ตคลอดจนตรวจสอบผลการปฏิบัติงานด้วย ทำให้เกิดความมั่นใจในการบริหาร
4. แผนช่วยให้ความผิดพลาดในการทำงานน้อยลง
5. แผนช่วยลดการทำงานที่ซ้ำซ้อนกัน และการผลักภาระของงาน
6. แผนช่วยลดการไม่ประสานงานกันช่วยให้บุคลากรผู้เกี่ยวข้องร่วมมือกันทำงานอย่างมีระบบและเกิดประสิทธิผล
7. แผนช่วยควบคุมสภาพแวดล้อมในการทำงานให้เป็นไปตามที่ต้องการ

1. บรรยายได้ถึงสภาพและความจำเป็นของสถานการณ์ที่ทำให้เกิดโครงการฝึกอบรมขึ้น   โดยเป็นการระบุถึงปัญหาหรือความจำเป็นในการฝึกอบรม  
2. วัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและสามารถบรรลุสำเร็จได้   เป็นการชี้ชัดถึงสิ่งที่ต้องการให้เกิดขึ้นเมื่อเสร็จสิ้นการฝึกอบรม ซึ่งเป็นที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่าควรจะเป็นวัตถุประสงค์เชิงพฤติกรรมอันอำนวยประโยชน์แก่ผู้เข้ารับการฝึกอบรม และองค์กร/สังคม
3. รายการกิจกรรมต่าง ๆ ที่เป็นไปได้ในการดำเนินงานเพื่อที่จะให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ ซึ่งกิจกรรมดังกล่าวจะต้องมีความยืดหยุ่นคือสามารถปรับให้เหมาะสมกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปได้
4. แนวทางและวิธีการประเมินผล   โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้ทราบถึงความสำเร็จของการดำเนินการ

  องค์ประกอบของโครงการ

1. ชื่อโครงการ
2. หลักการและเหตุผล
3. วัตถุประสงค์
4. หลักสูตรในการฝึกอบรม
5. คุณสมบัติของผู้เข้ารับการฝึกอบรม
6. จำนวนผู้เข้ารับการฝึกอบรม
7. สถานที่ฝึกอบรม
8. ระยะเวลาในการฝึกอบรม
9. เทคนิคหรือวิธีการฝึกอบรม
10. วิทยากรในการฝึกอบรม
11. งบประมาณในการฝึกอบรม
12. การประเมินผลการฝึกอบรม
13. การมอบประกาศนียบัตร/วุฒิบัตร
14. หน่วยงานที่รับผิดชอบโครงการฝึกอบรม
15. รายนามคณะทำงาน

  ขั้นตอนการจัดทำโครงการ

การสำรวจความต้องการในการฝึกอบรมอาจทำได้โดยการสังเกต การปฏิบัติงาน การเปรียบเทียบกับมาตรฐานแรงงาน การประเมินผลการปฏิบัติงาน หรือใช้วิธีวิเคราะห์งาน

สภาพการปฏิบัติงานที่แสดงให้เห็นถึงความจำเป็นที่จะต้องจัดให้มีการฝึกอบรม เช่น

1. ผลผลิตของงานตกต่ำทั้งปริมาณ และคุณภาพงานไม่ได้ตามมาตรฐาน
2. เกิดอุบัติเหตุบ่อยครั้งผิดปกติ
3. เกิดการสูญเสีย สิ้นเปลืองวัตถุดิบ และของเสียมาก
4. พนักงานมีการลาป่วย ลากิจ ขาดงาน หรือลาออกบ่อย
5. พนักงานมีการปฏิบัติงานต่างวิธีกันในงานชนิดเดียวกันทำให้ผลงานไปคนละทาง
6. พนักงานเหน็ดเหนื่อย และท้อถอยในการปฏิบัติงาน, ขวัญของผู้ปฏิบัติงานไม่ดี
7. ขาดความร่วมมือประสานงานกัน
8. งานมีการคั่งค้าง สะดุดหยุดลง ณ จุดต่าง ๆ
9. การปฏิบัติงานล่าช้ามากเกินสมควร งานไม่เสร็จตามกำหนด

2. วางโครงการในการฝึกอบรม ซึ่งจะต้องระบุถึงชื่อโครงการ หลักการ และเหตุผล วัตถุประสงค์ วิธีดำเนินการฝึกอบรม เทคนิคที่ใช้ในการฝึกอบรม จำนวนและชนิดของผู้เข้าร่วมการฝึกอบรม กำหนดวันเวลาและสถานที่ หัวข้อวิชาและรายละเอียดของหลักสูตร วิทยากร อุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้ งบประมาณ วิธีการประเมินผล และผลที่คาดว่าจะได้รับ เป็นต้น

3. เสนอโครงการเพื่อขอรับความเห็นชอบจากผู้บังคับบัญชา ตามลำดับขั้น เพื่อให้เกิดการประสานงาน และดำเนินการไปด้วยความเรียบร้อย

4. ดำเนินการฝึกอบรม เมื่อได้รับอนุมัติแล้วก็จะเตรียมงานต่าง ๆ เช่น จัดเตรียมสถานที่ อุปกรณ์ เอกสาร แฟ้ม ติดต่อวิทยากร แจ้งรายละเอียดของโครงการให้ผู้เข้าร่วมการอบรมทราบ จัดเตรียมเครื่องดื่ม หรืออาหาร ติดต่อเชิญประธานในพิธีเปิดและปิด จัดทำประกาศนียบัตร ของชำร่วยหรือของขวัญต่าง ๆ และแบบฟอร์มการประเมินผล

5. การประเมินผลการฝึกอบรม เพื่อตรวจสอบดูว่าการฝึกอบรมนั้นบรรลุผลสมดังความมุ่งหมายที่วางไว้หรือไม่ หากมีอุปสรรคข้อขัดข้อง ก็จะได้ทราบและนำไปปรับปรุงแก้ไข ต่อไป

การประเมินผลจะทำในช่วงสุดท้ายของการฝึกอบรม ซึ่งจะประเมินทัศนคติของผู้เข้ารับการฝึกอบรม เกี่ยวกับตัววิทยากร เนื้อหาวิชาและหลักสูตร รวมทั้งวัดความรู้ความสามารถของผู้เข้ารับการฝึกอบรมด้วย วิธีการประเมินผลนิยมใช้การจัดผลก่อน-หลัง

6. การติดตามพล ขั้นนี้เป็นการตรวจสอบว่า หลังจากการฝึกอบรมผ่านไปแล้ว ได้ผลสมความมุ่งหมายหรือไม่ เช่น การปฏิบัติงานดีขึ้นหรือไม่ ทัศนคติเปลี่ยนแปลงไปหรือไม่ ซึ่งอาจใช้วิธีการสังเกตุพฤติกรรม หรือใช้แบบสอบถาม การกระทำหลังจากฝึกอบรม 3-6 เดือน

  ตัวอย่างโครงการฝึกอบรม